Il potere di controllo del datore di lavoro, per la verifica di inadempimenti o illeciti del dipendente e l’attivazione di un procedimento disciplinare, per essere legittimo, deve svolgersi entro determinati limiti.
Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati solo previo accordo sindacale, ovvero, in mancanza, previa autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro.
Per “distanza” si intende di luogo (da remoto) e di tempo (in un momento successivo).
Non occorre l’accordo o l’autorizzazione per l’utilizzo degli strumenti di lavoro assegnati ai dipendenti per rendere la prestazione (ad es. il pc).
Inoltre, anche qualora i controlli a distanza si svolgano entro i predetti limiti, i dati raccolti possono essere utilizzati, ai fini disciplinari, solo se sia stata data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli.
Sono peraltro leciti, anche senza il rispetto dei predetti limiti, i c.d. controlli difensivi, attuati per proteggere il patrimonio aziendale, qualora siano già emersi dei sospetti sull’attività illecita del dipendente prima dell’attivazione di essi.
Particolarmente controverso è il tema delle e-mail aziendali, in bilico tra strumento di lavoro e mezzo di corrispondenza privata. In sintesi, occorre comunicare ai dipendenti un regolamento aziendale che ne disciplini l’utilizzo e ponga dei limiti ai controlli, nel rispetto della dignità e riservatezza dei dipendenti.
Inoltre, sono vietate le ispezioni sulla persona del lavoratore, salvo ristretti casi previsti dalla legge, ed è vietato per il datore di lavoro compiere accertamenti sanitari (lo stato di malattia è accertato dai medici del servizio nazionale e l’idoneità lavorativa dai c.d. medici competenti).
Ciò premesso, sono lecite le indagini, anche mediante investigatori privati ed anche al di fuori dei locali aziendali, ad esempio per accertare lo stato di salute o la fedeltà del dipendente.
Tuttavia, tali controlli non potranno essere invasivi della vita privata e violare i principi di minimizzazione e proporzionalità (Cass. 23578/2025, riguardante il caso di un dipendente era stato pedinato per giorni, col risultato di accertare che fosse finto malato, ma di inficiare la prova).
Inoltre, non possono impiegarsi investigatori per il controllo occulto della prestazione lavorativa, bensì del compimento di atti illeciti da parte del dipendente, diversi dal mero inadempimento contrattuale (Cass. 27610/2024).
È anche possibile svolgere accertamenti incaricando una persona di fiducia, che finga, ad es., di essere un cliente e verifichi il comportamento del dipendente interessato in una determinata circostanza. In tal caso, in particolare, il controllo non è “occulto”.
Altrettanto legittimo è svolgere indagini raccogliendo informazioni da potenziali testimoni, in particolare interrogando altri dipendenti. Delicato, invece, è interrogare il dipendente nei cui confronti si svolge l’indagine, dal quale è possibile ricevere una confessione, poiché occorre fare attenzione a non violare le forme del procedimento disciplinare, che prevedono una previa contestazione scritta e la concessione di un termine a difesa.