L’art. 7 legge n. 300/’70 (c.d. Statuto dei Lavoratori) dispone che il datore di lavoro non possa applicare alcuna sanzione (fatto salvo il richiamo verbale) prima di aver contestato per iscritto i fatti al dipendente, che ha 5 giorni (o il maggior termine previsto dalla contrattazione collettiva) per giustificarsi.
Lo scopo della contestazione è consentire al dipendente di difendersi; pertanto, deve indicare fatti specifici ed essere tempestiva, in quanto una contestazione generica o tardiva non consentirebbe una adeguata difesa.
Prima di procedere alla contestazione, il datore di lavoro può aver necessità di svolgere delle indagini, per ricostruire gli accadimenti e raccogliere le relative prove. Infatti, nell’eventuale giudizio di impugnazione, l’onere della prova sarà a carico del datore di lavoro.
I provvedimenti applicabili sono definiti dalla contrattazione collettiva e dal regolamento aziendale, che devono essere affissi presso i locali aziendali, in un luogo accessibile a tutti i dipendenti.
Tali provvedimenti possono essere, in proporzione alla gravità della condotta contestata:
- il richiamo verbale,
- il richiamo scritto (che è una sanzione e va distinto dalla contestazione disciplinare)
- la multa (massimo 4 ore),
- la sospensione dal lavoro e dalla retribuzione (massimo 10 giorni),
- il licenziamento per giusta causa (in tronco) o giustificato motivo soggettivo (con preavviso), per sanzionare condotte di gravità tale da far venir meno, nel datore di lavoro, la fiducia nei futuri adempimenti da parte del dipendente.
In caso di recidiva, se il dipendente ha già ricevuto dei provvedimenti disciplinari nel biennio precedente, purché la recidiva sia stata a sua volta contestata, la sanzione è aggravata.
Qualora il datore di lavoro voglia riservarsi, all’esito del procedimento, di comminare un licenziamento per giusta causa (ovvero una causa di gravità tale da non consentire la prosecuzione nemmeno temporanea del rapporto), può adottare una sospensione cautelare, che non è una sanzione, ma una mera cautela, adottata nell’esercizio del potere direttivo (e non disciplinare), per il tempo necessario allo svolgimento del procedimento disciplinare.
Anche se la legge non lo prevede, talvolta la contrattazione collettiva stabilisce, a pena di decadenza, un termine entro il quale il datore di lavoro deve adottare il provvedimento (ad es. 15 gg. dalla scadenza del termine per le giustificazioni nel CCNL Terziario, 6 gg. nel CCNL Metalmeccanici).
La sanzione può essere impugnata dal dipendente giudizialmente oppure (entro 20 gg.) promuovendo un arbitrato dinanzi all’Ispettorato Territoriale del Lavoro; in tal caso, se il datore di lavoro rifiuta l’arbitrato, la sanzione rimane priva di effetto, salvo che il datore agisca in giudizio, nel qual caso la sanzione rimane sospesa fino alla definizione del giudizio stesso.